ビジネスフォン工事で失敗しない！配線・費用・機種選びのポイント

オフィスの電話は毎日の業務を支える重要な通信手段ですが、実際には多くの企業が「通話がつながりにくい」「取り次ぎに時間がかかる」「配線が複雑でトラブルが多い」といった問題を抱えています。
これらの問題は、単なる不便ではなく業務効率の低下や顧客対応品質の低下につながるため、早期の見直しが欠かせません。
まずは、オフィスでよく起こる電話まわりの課題を整理して、現状を正しく把握することが重要です。

下記は、オフィスの電話で発生しやすい問題点をまとめた表です。

【オフィスの電話が使いづらい主な原因】

以下では、それぞれの問題についてさらに詳しく解説します。

内線の混雑

内線の混雑は、オフィス電話で最も多く見られるトラブルです。
内線の数が増えるほど、「呼び出してもつながらない」「保留が多くなる」「内線転送が滞る」といった状況が発生しやすくなります。

混雑の主な原因としては、以下の３点が挙げられます。

・ 同じ時間帯に複数部署で電話が集中する
・ 主装置の処理能力が不足している
・ 内線番号の体系が複雑で運用しづらい

特に、主装置の性能不足は見逃されやすい問題です。
主装置が古いままだと同時通話数が制限され、内線同士でも「話中」が増える状態が続きます。
結果として、担当者同士の連携にも時間がかかり、業務全体の効率が低下してしまいます。

混雑を改善するには、内線構成の見直しや主装置の性能アップが効果的です。

着信が取りきれない

着信を取りきれない状態は、企業にとって大きな損失につながる深刻な問題です。
特に営業部門では、「電話が取れなかったことによる失注」が現実に起こるため、適切な対策が欠かせません。

着信を取りきれない背景には、次のような問題があります。

・ 着信を分担できず、一部の席に負担が集中する
・ 着信グループが適切に設定されていない
・ そもそも同時着信数が回線上限を超えてしまっている

特に、古いビジネスフォン設備では効率的な着信分配ができない状態のまま使われていることが多く、結果として「誰も出られなかった着信」が増加していきます。

さらに、着信ログを確認する手段がないと、対応漏れが見える化できず問題の把握が遅れてしまいます。
つまり、着信の取りこぼしは「設定」＋「機能」＋「運用」の３つが絡み合って発生する複合的な問題です。

配線が複雑

オフィスの電話配線は、増設や移設を繰り返すうちに自然と複雑になります。
特に、床下や天井裏がケーブルで埋め尽くされているオフィス は珍しくありません。
配線が複雑化すると、次のような問題が発生します。

・ 断線が起きても原因箇所を特定できない
・ 誤った端子へ接続してしまう
・ ノイズが混入し、通話品質が低下する
・ レイアウト変更のたびに追加工事が必要になる

こうした配線トラブルは、短期的な業務停止だけでなく長期的な保守コストの増加にもつながります。
さらに、通信品質に影響するため「声が途切れる」「呼び出し音が鳴らない」などの症状を引き起こします。

配線を最適化するには、用途ごとにルートを分離し、余分なケーブルを撤去した上で整理することが必要です。
配線整理は、電話工事の中でも効果が大きい改善ポイントのひとつです。

主装置の老朽化

ビジネスフォンの主装置は、オフィス電話の制御を担う「心臓部」のような存在です。
しかし、多くの企業では10年以上使い続けている主装置がそのまま稼働しているケースが多く、これがさまざまな通信トラブルの原因となります。

主装置が老朽化すると、次のような問題が発生します。

・ 突然の再起動やフリーズが増える
・ 通話品質が低下して声が聞こえづらい
・ 部品交換ができず障害対応に時間がかかる
・ 拡張ポートが不足し増設できない

特に、メーカーサポートが終了した機種は、故障時の復旧に長い時間がかかります。
この状態のまま運用を続けると、業務停止リスクが高まるだけでなく、顧客対応にも大きな影響が出ます。

したがって、主装置の老朽化は早期に把握し、計画的な更新を検討することが重要です。

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ビジネスフォン工事で改善できるポイント

前章では、オフィスの電話が使いづらくなる理由として内線の混雑・着信の取りこぼし・配線の複雑化・主装置の老朽化を解説しました。
これらは表面的に見える「不便さ」だけでなく、業務効率・顧客対応力・社内コミュニケーションに影響する大きな問題です。
しかし、これらの課題はビジネスフォン工事によって段階的に、そして確実に改善できます。

ここでは、工事によって得られる改善ポイントを具体的に解説し、オフィスにどのような効果をもたらすのかを詳しく紹介します。

【ビジネスフォン工事で改善できる主なポイント】

電話の取り次ぎがスムーズになる

ビジネスフォン工事を行うと、電話の取り次ぎが劇的にスムーズになります。
従来は 「担当者の席がわからない」「内線が混雑している」といった理由で取り次ぎに時間がかかりがちでした。
しかし、最新のビジネスフォンでは内線体系を整理し、着信ルールを最適化することで取り次ぎ時間を大幅に短縮できます。

改善の具体例は以下の通りです。

・ 部署ごとにグループ着信を設定して、複数人が同時に対応できる
・ ボタン１つで担当者へ転送できるようにレイアウトを最適化する
・ 内線番号を規則化し、誰がどこにいるか把握しやすくする

これらの設定によって、「取り次ぎに迷わない」「迅速に担当者へつながる」という状態が生まれます。
特に、問い合わせ窓口のある企業では、取り次ぎ速度が上がることで顧客満足度の向上にもつながります。

着信管理・通話録音など機能改善

最新のビジネスフォンは、単なる通話機能にとどまらず着信管理・通話録音・ログ分析など、多機能化が進んでいます。
これらを活用すると、対応漏れゼロの運用や品質改善に役立つデータ活用が可能になります。

代表的な機能と効果は次の通りです。

【ビジネスフォンの機能強化と効果】

録音データを分析することで、対応品質を客観的に評価でき、新人教育の精度向上にも効果があります。
また、着信ログを用いることで「どの時間帯に対応漏れが発生しているか」を判断でき、改善策を立てやすくなります。

配線整理でトラブル減少

オフィスの電話トラブルの多くは、実は「配線」に起因しています。
特に、増設やレイアウト変更を繰り返したオフィスでは、床下や天井裏に余分なケーブルが残ったまま放置されているケースが多く、この状態が断線・誤接続・ノイズ混入といったトラブルの引き金になります。
ビジネスフォン工事では、これらの配線を整理し、用途ごとにルートを整えることで安定性を大きく向上できます。

・ 古いケーブルを撤去して、必要な線だけを整理
・ 電話線とLANケーブルを分離し、干渉によるノイズを防止
・ 将来の増設を想定して余裕のある配線計画を構築

配線整理の効果は目に見える改善だけでなく、将来の保守コスト削減にも直結します。
このため、配線整理は電話工事の中でも重要度が非常に高い工程です。

リモートワークとの連携（クラウド連動）

近年はリモートワークが一般化し、外出先でもオフィスと同じように通話できる環境が求められています。
ビジネスフォン工事にあわせてクラウドPBXへ移行する、またはハイブリッド構成にすることでスマホを内線化でき、どこにいてもオフィス番号で発着信できます。

クラウド連動のメリットは以下の通りです。

・ 在宅勤務でも会社の電話番号で対応できる
・ 外出営業中でも着信を逃さない
・ 拠点間の通話が無料になりコスト削減につながる

このように、クラウド連動は 働き方の多様化に対応しながら、業務効率・着信捕捉率の向上にも貢献します。
オフィス電話の役割が大きく変わる今、リモートワーク対応は非常に重要な改善ポイントです。

★ ビジネスフォンにおける光回線について詳しく知りたい方は、こちらの記事もあわせてチェックしてみてください！！

企業に最適な光回線ビジネスフォンとは？未来を見据えた選択肢

ビジネスフォン工事の流れを具体的に解説

前章では、ビジネスフォン工事によって 取り次ぎ効率の改善や着信管理の強化、配線整理による安定性向上など、多くのメリットが得られることを解説しました。
しかし、工事の内容が見えないままだと、担当者にとっては「どんな作業をするのか」「業務に影響は出るのか」といった不安が残ります。
そこで本章では、ビジネスフォン工事の全体像を具体的に紹介し、各工程で何が行われるのかを丁寧に解説します。

まずは、全体の流れを一覧にまとめました。

【ビジネスフォン工事の基本フロー】

現地調査

ビジネスフォン工事の最初の工程は現地調査です。
この工程では、オフィスの現状を正確に把握し、もっとも効率的で安定した工事計画を立てるための情報収集が行われます。

現地調査で確認する主な項目は以下の通りです。

・ 既存の配線ルート（天井／床／壁）
・ 主装置の設置場所と電源の状態
・ 電話機の設置予定場所
・ インターネット回線やLANの状態
・ 将来的な増設の予定

現地調査は、工事の品質を左右する重要な工程です。
特に、配線ルートや主装置の位置は後から変更しにくいため、ここでの判断が通話品質・配線の保守性・将来の拡張性に直結します。
また、事前に課題を把握することで、当日の工事を短時間でスムーズに進められます。

配線経路の確認（天井／床／壁）

現地調査で得た情報をもとに、次は配線経路の詳細確認に進みます。
電話線は目に見えない部分を通るため、天井裏・OAフロア・壁内などを事前に確認することが非常に重要です。

この工程を疎かにすると、次のような問題が発生します。

・ ケーブルが過密になり通話品質が低下する
・ 配線が誤って交差しノイズが発生する
・ レイアウト変更時に再工事が必要になる

配線経路を最適化することで、安定した通信品質を維持できます。
また、電話線とLANケーブルの距離を適切に保つことで、ノイズ障害を防ぎ、長期的な設備の安定性を確保できます。
配線は設備の土台にあたる部分なので、丁寧な調査と整理が欠かせません。

主装置・端末の設置

配線経路が確定したら、いよいよ主装置と電話端末の設置を行います。
主装置はビジネスフォンの中枢であり、通話の制御・着信分配・内線管理など、多くの機能を担っています。

設置時のポイントとして、以下の点が重要です。

・ 温度・湿度が安定した場所に設置する
・ 保守作業がしやすいようにケーブルを整える
・ 停電対策として無停電電源（UPS）を導入する
・ 増設を見越して余裕のあるスペースを確保する

また、電話端末の設置では席配置や業務導線を考慮したレイアウト設計が不可欠です。
たとえば、頻繁に外線を受ける部署には代表着信が届きやすい位置に端末を配置するなど、業務内容に合わせた配置が求められます。

内線設定

主装置が設置された後は、内線番号や着信ルールの設定を行います。
この工程によって、オフィス全体の電話運用のしやすさが大きく変わります。

設定する主な項目は次の通りです。

【内線設定で構築する主な内容】

これらの設定が適切に構築されることで、内線混雑の解消・取り次ぎ効率の向上・着信対応の平準化が可能になります。
内線設定は単なる番号設定ではなく、業務フローを電話に最適化する重要な工程 と言えます。

動作確認

すべての配線・設置・設定が完了したら、最後に動作確認を行います。
この確認工程は、工事の品質を保証するための重要なステップです。

動作確認でチェックする内容は以下の通りです。

・ 外線の発着信が正常に行えるか
・ 内線の通話が問題なくつながるか
・ 代表着信が正しい順序で鳴動するか
・ 留守番や録音機能が動作するか
・ 転送設定が正常に機能するか

動作確認は、実際の業務状況を想定して複数のパターンで行います。
この工程を丁寧に実施することで、工事後のトラブルを未然に防ぎ、安定した電話運用を実現できます。

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ビジネスフォン工事の費用はどう決まる？内訳と相場

前章では、ビジネスフォン工事の具体的な流れを工程ごとに解説しました。
工事の全体像を理解すると、次に気になるのは「費用がどのように決まるのか」という点です。
ビジネスフォン工事の費用は、単に「電話機の価格」だけで構成されているわけではなく、主装置の性能・配線距離・電話機台数・オフィスのレイアウトなど、多くの要素が複合的に影響します。
これらを正しく理解することで、見積内容の妥当性が判断でき、予算計画も立てやすくなります。

まずは、費用を構成する主要項目を一覧で整理します。

【ビジネスフォン工事の費用を構成する主な要素】

以下では、各項目についてさらに具体的に解説していきます。

主装置スペックによる価格差

ビジネスフォン工事の費用に最も影響するのが主装置の性能です。
主装置はビジネスフォンシステム全体を制御する中枢機器であり、同時通話数・録音機能・内線ポート数・拡張性によって価格が大きく変動します。

特に、以下の点は費用差が出やすい要素です。

・ 同時通話数が多いほど必要なモジュールが増える
・ 録音機能つきモデルは大容量ストレージを搭載している
・ IP電話に対応するための基盤が必要になる
・ 将来の増設を見込む場合は拡張スロットを確保する必要がある

たとえば、小規模オフィス向けの主装置はシンプルな構成で済みますが、中規模以上のオフィスでは拡張性・耐障害性が求められ、結果的に費用が上がります。
主装置選びは金額差が大きいため、現在の運用と未来の計画を両方考慮することが重要です。

電話機の台数

電話機の台数は、工事費用に直接的に影響するわかりやすい項目です。
電話機は「１台あたりの単価×台数」で費用が積み上がり、設置作業や設定作業の手間も台数に比例して増加します。

電話機の種類によっても単価が異なります。

【電話機の種類と費用の傾向】

たとえば営業部門が多い企業ではコードレス電話機を多く導入するケースがあり、この場合は通常の卓上電話機よりも費用が上がります。
台数が多いほど設置の手間も増えるため、部署ごとに必要な台数を明確にすることが費用最適化のポイント になります。

配線の長さと難易度

ビジネスフォン工事の中でも費用差が大きく出るのが「配線作業」です。
配線の距離が長くなるほど、作業量が増えるため費用も上昇します。
さらに、天井裏の高さ・OAフロアの構造・壁内の狭さ といった物理的条件も工事難易度に影響します。

配線難易度が高くなる例を以下にまとめます。

・ 天井裏に機材が多くケーブルが通しにくい
・ 床下が狭く作業者が入りにくい
・ 部屋数が多くケーブル経路が複雑
・ 老朽化した建物で既存配線が密集している

配線経路が整っていれば工事はスムーズに進みますが、乱雑な状態のままでは断線リスク・ノイズ混入・通信不良の原因になります。
そのため、配線整理を同時に行うことで、費用は増えても長期的な安定稼働という大きなメリットが得られます。

オフィスの広さ・レイアウト

オフィスの広さやレイアウトは、主装置や電話機の設置場所、配線距離に大きく影響します。
特に、次のような構造のオフィスでは工事費用が高くなる傾向があります。

・ 部屋が複数に分かれている（会議室・応接室・倉庫など）
・ パーテーションが多く、配線ルートが複雑
・ フリーアドレス席で配線を柔軟にする必要がある
・ 受付やバックオフィスなど役割が分かれた配置

オフィスが広いほど配線距離が長くなるため、当然作業量も増加します。
また、レイアウトによっては電話機の配置を最適化するために追加工事が必要になることもあります。
こうした環境面の要素が費用に影響するため、現場ごとの設計力が見積金額に直結します。

★ 電話工事の配線について詳しく知りたい方は、こちらの記事もあわせてチェックしてみてください！！

電話設備の工事とは？オフィスに必要な設置・配線の基礎知識

工事前に必ず確認しておくべきこと

前章では、ビジネスフォン工事の費用がどのような要素で決まるのかを詳しく解説しました。
費用を構成する項目を理解すると、次に重要になるのは「工事前に何を確認しておけば、ムダな出費やトラブルを避けられるのか」という点です。
ビジネスフォン工事は、一度実施すると簡単にやり直しができないため、事前準備の精度が工事の品質と費用を大きく左右します。

ここでは、工事前に必ず確認しておくべきポイントを整理し、オフィス環境に適した最適な電話システムを構築するための基準を紹介します。

【ビジネスフォン工事前に確認すべき主要ポイント】

以下、それぞれの項目をさらに詳しく解説します。

レイアウト変更予定

ビジネスフォン工事を成功させる上で、レイアウト変更の予定を把握しておくことは非常に重要です。
電話機の位置は配線ルートと密接に関係しており、レイアウトが変わると配線の引き直し・端末の再設置が必要になるケースが多くあります。

レイアウト変更が工事に与える影響は次の通りです。

・ フリーアドレス化する場合、配線方式が根本的に変わる
・ 新しい会議室や応接室が追加されると、電話機設置位置が増える
・ 部署移動により内線ルールを再構築する必要がある

これらを工事後に変更すると、大きな手戻りが発生し、追加費用・作業時間の増加に直結します。
そのため、工事前には必ず業務計画と照らし合わせて、１〜２年先までのレイアウト計画を共有することが理想的です。

インターネット回線との関係

現在のビジネスフォンは、従来のアナログ回線よりもIP電話（クラウドPBX・VoIP）の利用が増えています。
IP方式の電話はインターネット回線を利用するため、回線の品質が通話の品質に直接影響します。

インターネット回線が弱い場合、次のような問題が起こります。

・ 音声が途切れる
・ 相手の声が遅れて聞こえる
・ 通話が突然切れる
・ 同時通話が不安定になる

特に、通信速度・回線の安定性・ルーターの性能はIP電話の品質を決定する重要な要素です。
工事前には以下の点を確認すると、トラブルを未然に防げます。

【IP電話導入前に確認すべき回線要件】

IP方式を検討している場合は、通信インフラの見直しが工事の成功を左右すると言えます。

LAN配線との影響

ビジネスフォンとLAN配線は、オフィス内で同じ経路を通ることが多いため、互いに影響し合うことがあります。
特に、電話線とLANケーブルが密集している環境ではノイズの混入・通話の乱れ・LANトラブルが発生しやすくなります。

LAN配線と電話工事の兼ね合いについて注意すべき点は以下の通りです。

・ 電話線とLANケーブルは一定距離を保つのが理想
・ 古いCAT5のLANケーブルが残っているとノイズが増える
・ PoE機器が多いと電源負荷が増加し、電話機の動作に影響することがある
・ ルーターやスイッチの配置が主装置と干渉しないよう設計が必要

また、電話工事と同時にLAN環境を整備すると、配線整理が一度で完了し、長期的な保守性が向上します。
業務のクラウド化が進む中で、LANと電話は切り離せない関係であるため、同時に見直すメリットは非常に大きいと言えます。

将来的な台数増加に備えた設計

ビジネスフォン工事では、現在の台数だけでなく将来の増設を見据えた設計が欠かせません。
主装置や配線ルートには拡張性が必要であり、追加に対応できる余裕がないと、将来的に配線のやり直し・装置の交換・新規工事が必要になります。

台数増加を考慮する際に確認すべきポイントは以下の通りです。

・ 主装置に空きポートがどれだけあるか
・ 配線ルートに予備ケーブルを通せるか
・ 部署の増員や拡張予定があるか
・ 支店追加によりクラウドPBXが必要になる可能性

これらを前もって確認し、計画に組み込むことで、工事のムダをなくすだけでなく、中長期的なコストを最小化できます。
特に成長企業や人員増加が見込まれる企業では、拡張性を重視した設計が強く求められます。

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